Při výběru programu by první otázka měla být, jaký je cíl zavedení planogramů. Kdo a proč planogramy potřebuje a co od jejich zavedení očekává. V rámci definování může zaznít mnoho podnětů. Proto je dobré vybrat několik základních (ne více než 10), které budou sloužit pro ověřování, zda dané řešení je vhodné právě pro nás.

Před tím, než se pustíme do výběru řešení, je potřeba se zamyslet, jaké potřeby máme dnes a jaké budou v nejbližší době. Hlavní otázky, které by bylo dobré řešit v perspektivě času, je možné seskupit do několika oblastí:

1. Kolik prodejen chceme řídit a jaké procesy k tomu chceme používat?

• Kolik prodejen potřebujeme řídit – některá řešení jsou flexibilní a je možné je použít pro jednu prodejnu anebo síť prodejen s mezinárodními pobočkami. Jiná jsou přizpůsobená pro omezený počet poboček (většinou free verze programů). 
• Na kolik jsou prodejny/vybavení v nich podobné – bude potřeba připravovat varianty specifické pro každou prodejnu anebo bude možné pracovat s jedním obecným planogramem? Jak složité je připravit různé planogramy? Pracuje systém se šablonami?

• Existují procesy a nástroje, jak komunikovat planogramy na prodejny? Jak v současné době informujeme prodejny o změnách? Je vystavení řízeno lokálně anebo dle centrálních principů? Nástroje, které silně podporují procesy, zjednodušují zavedení práce s planogramy.
• Existují procesy a nástroje, jak naučit pracovat pobočky s planogramy?

2. Jaký máme sortiment

• Jak často se mění sortiment – týdně, měsíčně anebo je závislý na sezónách. Od toho závisí, jak časté budou změny planogramů, a to ovlivní náročnost časovou i lidskou pro jejich tvorbu. 
• Řízení nákupu - je zboží možné průběžně doobjednávat dle planogramů anebo, pokud se doprodá, je potřeba zaměnit vystavení za jiný produkt. Umí program pracovat s náhradami produktů? Je to automatický nebo manuální proces?

Práce ze závěsnými systémy je
v některých řešení méně komfortní.

3. Kdo a jak často bude s programem pracovat?

• Bude vyčleněn zvláštní člověk/team pro přípravu planogramů anebo to bude pracovní povinnost zaměstnance, který má i jiné úkoly? 

• Pokud má být příprava planogramů jen částí úkolů člověka na jiné pozici, je důležité zajistit, aby priority byly rozvrženy přiměřeně. V počáteční fázi implementace planogramů se často stává, že pracovník, který má více kompetencí, řeší primárně naléhavé úkoly a proces přípravy a spuštění planogramů se odkládá i několik let.

4. Kolik bude uživatelů a kde budou pracovat?

• Je dobré si definovat, zda má být řešení přístupné pro editaci více uživatelům zároveň a zda je možné pracovat současně na různých místech. Některé systémy jsou instalovány lokálně, jiné jsou na serverech poskytovatele SaaS (Software as a System). SaaS používá internetové připojení a je možné pracovat kdekoliv. 

• Další výhody jsou například nabídka automatické aktualizace a rychlejší implementace.

5. Jednoduché nebo složité řešení?

• Je dobré zjistit reference ostatních uživatelů, ale při jejich zkoumání se dívat přes lupu potřeb daného obchodníka.
• Při výběru programu neplatí, že to, co mají konkurenti, musí být vhodné i pro nás. Firmy mají různě nastavené procesy a to, co je vhodné pro leadera trhu – program s mnoha vychytávkami a složitou strukturou – může být pro jiné zbytečně robustní a zatěžovat je svými funkcemi. Je třeba myslet v reálných časových dimenzích a vybírat řešení, které bude dané časové období dostačující. Poddimenzované řešení bude potřeba rychle měnit a naddimenzované bude zdržovat svou složitostí. 

6. Jak rychle bude možné poslat první planogram na prodejnu?

• Odpověď na tuto otázku velmi závisí na připravenosti podkladů na straně obchodníka – databáze produktů, půdorysů, informace o používaných zařízeních,.... Poté je nutné znát limity na straně poskytovatele programu. A v neposlední řadě je potřeba ověřit způsob publikování planogramů – jestli je součástí řešení. 

7. Jak komplikované bude propojení s ostatními systémy?

• Na efektivitu práce má zásadní vliv možnost napojit program na ostatní systémy a mít automatické toky dat ohledně produktů, prodejních dat, ... Stejně tak je potřeba znát možnosti exportu informací např. do objednávkových systémů.

8. Jak vypadá školení a podpora? 

• Je zaškolení v ceně anebo je to další položka? Není výjimkou, že cena školení se rovná ceně jednoduchých řešení.
• Pokud nastoupí nový zaměstnanec, kdo ho může zaškolit? Rotace zaměstnanců je realita a práce bez dostatečných znalostí je neefektivní.
• Jak funguje podpora a helpdesk – jak rychle budu mít odpověď na svůj dotaz?

9. Je možné něco v programu přizpůsobit/změnit?

• V rychle se měnícím prostředí retailu se rychle mění i požadavky a potřeby. Proto je dobré mít informace, na kolik je možné reagovat na tyto změny a zapracovat požadavky přicházející při implementaci. Důležitých je několik kritérií, a to:
  • zda je možné zapracovat individuální požadavky obchodníka,
  • jak rychle mohou být tyto změny realizovány – v řádu dnů nebo let,
  • jaká je finanční náročnost těchto změn.

10. Cena? 

• Při výběru by to nemělo být prvořadé kritérium, protože levný program, který nesplňuje potřeby, které měl řešit, je mnohem dražší řešení – je potřeba k němu vytvářet další řešení a jsou zde vyšší nároky na pracovníky. 

V dalším článku se zaměříme už na konkrétní možnosti řešení tvorby planogramů. Od těch nejjednodušších jako je excel až po ty profesionální. Zkusíme se podívat, jaké jsou hlavní výhody a nevýhody jednotlivých řešení.