Quando si sceglie un programma, la prima domanda dovrebbe essere qual è l'obiettivo dell'introduzione dei planogrammi. A chi servono i planogrammi e perché e cosa si aspetta dalla loro introduzione. Molti stimoli possono essere ascoltati nella definizione. Pertanto, è utile scegliere qualche base (non più di 10), che servirà per verificare se la soluzione è adatta a noi.

Prima di iniziare a scegliere una soluzione, dobbiamo pensare a quali sono le nostre esigenze oggi e quali saranno nel futuro. I principali problemi che sarebbe bene risolvere nella prospettiva del tempo possono essere raggruppati in diverse aree:

1. Quanti negozi vogliamo gestire e quali processi vogliamo utilizzare?

• Quanti negozi dobbiamo gestire: alcune soluzioni sono flessibili e possono essere utilizzate per un negozio o una rete di negozi con filiali internazionali. Altri sono adattati per un numero limitato di filiali (per lo più versioni gratuite dei programmi).
• Quanto sono i negozi / le attrezzature simili uno all‘altro - sarà necessario preparare varianti specifiche per ogni negozio o sarà possibile lavorare con un planogramma generale? Quanto è difficile preparare diversi planogrammi? Il sistema funziona con i modelli?

• Esistono processi e strumenti per comunicare i planogrammi ai negozi? Come informiamo attualmente i negozi sui cambiamenti? L'esposizione è controllata a livello locale o secondo principi centrali? Strumenti che supportano fortemente i processi semplificano l'implementazione del lavoro con i planogrammi.
• Esistono processi e strumenti per imparare a lavorare le filiali con i planogrammi?

2.  Qual è la nostra gamma dei prodotti?

• Con quale frequenza cambia l'assortimento: settimanalmente, mensilmente o in base alle stagioni. Dipende da quanto spesso saranno i cambiamenti dei planogrammi e questo influenzerà il tempo e le esigenze umane per la loro creazione.
• Gestione acquisti - è possibile riordinare la merce secondo planogrammi oppure, in caso di esaurimento, è necessario sostituire l'esposizione con un altro prodotto. Il programma può funzionare con la sostituzione del prodotto? È un processo automatico o manuale?

Lavorare con i sistemi sospesi è meno comodo in alcune soluzioni.

3. Chi e quanto spesso lavorerà con il programma?

• Ci sarà una persona / team speciale per la preparazione dei planogrammi o sarà il lavoro di un dipendente che ha altri compiti?

• Se la preparazione dei planogrammi deve essere solo una parte dei compiti di una persona in un'altra posizione, è importante assicurarsi che le priorità siano assegnate in modo appropriato. Nella fase iniziale di implementazione dei planogrammi, accade spesso che un lavoratore con maggiori competenze risolva compiti principalmente urgenti e il processo di preparazione e lancio dei planogrammi viene posticipato di diversi anni.

4.  Quanti utenti ci saranno e dove lavoreranno?

• È utile definire se la soluzione deve essere accessibile per le modifiche a più utenti contemporaneamente e se è possibile lavorare contemporaneamente in luoghi diversi. Alcuni sistemi sono installati localmente, altri sono sui server del provider SaaS (Software as a System). SaaS utilizza una connessione Internet e può funzionare ovunque.

Un grande vantaggio è la possibilità di modificare i planogrammi ovunque, cioè anche in negozio 

• Altri vantaggi includono l'aggiornamento automatico e una distribuzione più rapida.

5. Soluzione semplice o complessa?

• È una buona idea scoprire le referenze di altri utenti, ma guardarle attraverso la lente di ingrandimento delle esigenze di un manager di negozio.
• Quando si sceglie un programma, non è vero che quello che hanno i concorrenti deve essere adatto a noi. Le aziende hanno processi diversi e ciò che è adatto per il leader di mercato - un programma con molte modifiche e una struttura complessa - può essere inutile a caricarli delle loro funzioni. È necessario pensare in tempo reale alle dimensioni e scegliere una soluzione che sarà sufficiente per un dato periodo di tempo. Una soluzione sottodimensionata dovrà essere cambiata rapidamente e una soluzione sottodimensionata sarà ritardata dalla sua complessità.

6. In quanto tempo sarà possibile inviare il primo planogramma al negozio?

• La risposta a questa domanda dipende molto dalla disponibilità dei documenti da parte del commerciante - database di prodotti, planimetrie, informazioni sulle attrezzature utilizzate, .... Poi è necessario conoscere i limiti da parte del fornitore del programma. E, ultimo ma non meno importante, è necessario verificare il modo di pubblicazzione dei planogrammi - se fa parte della soluzione.

7.  Quanto sarà complicata la connessione con altri sistemi?

• La possibilità di collegare il programma ad altri sistemi e disporre di flussi di dati automatici relativi a prodotti, dati di vendita, ecc. È inoltre necessario conoscere le possibilità di esportare informazioni, ad esempio, verso sistemi di ordinazione.

8. Come si svolge la formazione e il supporto?

• La formazione è inclusa o è un altro elemento? Non fa eccezione che il prezzo della formazione è uguale al prezzo delle soluzioni semplici.
• Se si unisce un nuovo dipendente, chi lo può formare? La rotazione dei dipendenti è una realtà e lavorare senza una conoscenza sufficiente è inefficiente.
• Come funzionano l'assistenza e l'helpdesk: quanto velocemente avrò una risposta alla mia domanda?

Ricerverete una risposta alle vostre domande entro un'ora o una settimana?

9. È possibile adattare / cambiare qualcosa nel programma?

• Un ambiente di retail è in rapida evoluzione, anche i requisiti e le esigenze stanno cambiando rapidamente. Pertanto, è bene avere informazioni su quanto è possibile rispondere a questi cambiamenti e incorporare i requisiti in arrivo durante l'implementazione. Sono importanti diversi criteri, ad esempio:
• se è possibile integrare i requisiti individuali del commerciante,
• quanto velocemente questi cambiamenti possono essere implementati - nel giro di pochi giorni o anni,
• qual è il costo di questi cambiamenti.

10. Prezzo? 

• Questo non dovrebbe essere il criterio principale nella selezione, perché un programma economico che non soddisfa le esigenze che avrebbe dovuto soddisfare è una soluzione molto più costosa: ha bisogno di creare soluzioni aggiuntive e ci sono maggiori richieste per il personale.

Nel prossimo articolo ci concentreremo su soluzioni specifiche per la creazione di planogrammi. Da quelli più semplici come Excel a quelli professionali. Cercheremo di esaminare i principali vantaggi e svantaggi di ciascuna soluzione.