Rete di negozi di articoli sportivi

• Fondata nel 2000
• 220 negozi
• 300.000 prodotti
• 600 marchi

Lukáš Jagnešák | Head of Spacemanagement

La collaborazione tra Sportisimo e Quant Retail è iniziata nel 2017. Cosa vi ha spinto a cercare un sistema per la gestione delle categorie, la creazione di planogrammi e la pianificazione degli spazi?

La gestione degli spazi dei negozi nel retail è già uno standard in tutto il mercato, indipendentemente dal dettaglio in cui opera l’azienda. Sportisimo non fa eccezione: l’introduzione di un sistema di gestione dello spazio avrebbe dovuto facilitare la gestione dei negozi e l’esposizione delle singole categorie merceologiche.

Perché ha scelto Quant?

Quant è stato scelto principalmente per il suo supporto dati e per la possibilità di analisi dettagliate dei singoli segmenti, come i layout dei negozi e gli stessi planogrammi. Grazie a ciò, possiamo aumentare l’efficienza dei nostri negozi. Ciò è dovuto anche all’apertura del team di sviluppo e alla possibilità di adattare o sviluppare singole funzionalità alle esigenze di Sportisimo.

„Ciò che apprezzo particolarmente della collaborazione con Quant Retail è il loro approccio molto flessibile alla soluzione dei problemi. Il prodotto viene costantemente e rapidamente innovato e migliorato sulla base delle nostre conoscenze comuni, in modo da poter iniziare ad utilizzare i planogrammi e i sostituzioni automatici anche nelle categorie del fast-fashion, dove fondamentalmente nessuno nel mercato di retail ha mai provato questo livello di automazione.“

Tomáš Borek  |  Direttore commerciale, Sportisimo

Come siete riusciti ad implementare il sistema e quali sono stati i primi vantaggi?

La prima sfida che abbiamo affrontato è stata l’effettiva digitalizzazione dei layout dei nosti negozi. L’obiettivo era quello di trasferire i layout di tutti nostri negozi nel Quant e quindi ottimizzare i negozi in base ai dati di vendita. Quant ci ha aiutato anche in questo e ha sviluppato uno strumento per importare i layout tecnici. Con questo strumento è stato possibile disegnare i layout dei negozi in pochi giorni anziché nei mesi previsti. Grazie a ciò, abbiamo potuto concentrarci più rapidamente sull’analisi dello spazio stesso.

Successivamente, è stato necessario definire la capacità di ogni categoria nei nostri negozi, fornendo ai nostri colleghi numeri esatti al livello di negozio, che li hanno aiutati ad allocare le merci e a mantenere uno stock ottimale. Questo passo è stato l’ingresso di Sportisimo nel mondo dei planogrammi. I primi planogrammi erano gestiti solo a livello di articoli DUMMY (cioè articoli che servivano solo come simulazione dello spazio di un determinato prodotto). Grazie a ciò, siamo stati in grado di definire il numero di prodotti per ogni categoria e quindi di perfezionare l’intero flusso di merci.

Ma non eravate soddisfatti del calcolo delle capacità di categoria e dei planogrammi dummy e quindi abbiamo iniziato a sviluppare insieme un meccanismo di sostituzione automatica dei prodotti nei planogrammi. Perché era necessaria una soluzione del genere?

I planogrammi dummy ci sono serviti solo come strumento per definire le quantità necessarie per ogni categoria/negozio. Tuttavia, l’intero sistema dipendeva ancora dalla gestione manuale del flusso di merci, che non era efficiente per noi. Pertanto, abbiamo deciso di introdurre gradualmente i singoli planogrammi. Per farlo, era necessario pensare alla massima automazione dell’intero processo, non solo dei planogrammi ma anche del flusso delle merci. Per noi era fondamentale sviluppare sostituzioni automatiche dei prodotti nei planogrammi. Il motivo principale era l’elevato turnover dei prodotti a livello di negozio, che non poteva essere mantenuto manualmente. Questa funzionalità rende il processo il più automatizzato possibile e molto efficiente in termini di gestione del flusso di merci.

Come è stata implementata la soluzione descritta e quali sono i principali vantaggi?

È una soluzione molto completa. Con passi graduali, siamo riusciti a coinvolgere in questo processo gran parte delle categorie che gestiamo nei negozi. Il vantaggio principale è soprattutto il rifornimento automatico dei singoli negozi in base alle vendite effettive e quindi una gestione efficiente delle scorte.

Un progetto così complesso si sovrappone a più diparti- menti. I processi sono stati impostati per far funzionare la collaborazione?

Naturalmente, l’intero processo di gestione dello spazio e di controllo dei flussi si sovrappone all’intera azienda. L’ufficio acquisti, che disporrà di dati molto più precisi per ordinare le merci. Il reparto logistico, che sarà in grado di gestire in modo più efficiente l’intero processo logistico, ma anche il funzionamento dei negozi, dove facilitiamo ai nostri colleghi il lavoro con l’assortimento e la sua esposizione grazie ai planogrammi. Senza l’interazione di queste parti dell’azienda, questo progetto sarebbe essenzialmente „non funzionale“.

Quanti utenti gestiscono attualmente i layout dei negozi in Quant? Quante volte all'anno aggiornate i layout?

Al momento, tre colleghi sono coinvolti nello sviluppo dei layout dei negozi, il che è sufficiente per noi anche considerando il numero di negozi che abbiamo. Soprattutto grazie ai miglioramenti che siamo riusciti a creare insieme a Quant, l’intero processo è molto efficace. Pertanto, possiamo anche permetterci di apportare sei modifiche importanti all’assortimento di tutti negozi Sportisimo all’anno, nonché di effettuare ristrutturazioni e espansioni.

Quanti utenti creano i planogrammi?

Attualmente, a creare i planogrammi è un gruppo di sei colleghi, che non solo si occupano di disegnare i planogrammi stessi, ma devono anche occuparsi della costruzione di planogrammi di prova e discutere le conclusioni con i colleghi dei reparti acquisti e operazioni. A questo proposito, il nostro lavoro è ancora una volta facilitato da Quant, che offre la possibilità di gestire il planogramma a livello di un gruppo di negozi o varianti

Utilizzate anche moduli Quant aggiuntivi, come Task Management o Moduli, per le ispezioni dei negozi?

Stiamo gradualmente imparando entrambe queste funzionalità e le stiamo incorporando nel processo. Il più grande vantaggio che vediamo nella gestione dei compiti è che ci permette di comunicare facilmente con i punti vendita su un argomento specifico, sia dal reparto di gestione dello spazio che dai negozi e viceversa. Per il processo stesso, la parte operativa è molto importante e quindi per noi è importante avere tutto sotto controllo e risolvere le singole discrepanze in un unico posto.

Quali sono le maggiori specificità del fashion retail rispetto al FMCG, per esempio, dove il planogramma e la pianificazione degli spazi sono più o meno standard?

Le principali specificità includono sicuramente l’elevata fluttuazione delle merci, la previsione della stagione successiva e delle tendenze e l’adattamento del processo di acquisto, la gestione delle curve dimensionali degli assortimenti come le calzature o i prodotti tessili, le esigenze specifiche delle singole aree e dei clienti in esse presenti e molte altre. Ecco perché automatizzare questo processo è essenziale per noi.

Come si caricano i dati in Quant? Siete riusciti ad impostare il trasferimento automatico dei dati tra Quant e il vostro ERP?

Come si può vedere da quanto sopra, l’automazione è davvero fondamentale per noi, e questo vale anche per il lavoro con i dati. Lavorare con i dati è davvero importante ed è per questo che collegare i nostri dati direttamente a Quant è stato fondamentale per noi fin dall’inizio del progetto. Solo così il Quant potrà essere utilizzato al massimo delle sue potenzialità.

Come si è comportato Quant Web come strumento di pubblicazione dei planogrammi e di comunicazione con i negozi?

Quant Web è sicuramente un beneficio! Non solo per i negozi, che hanno a disposizione layout aggiornati, possono vedere tutti i planogrammi da realizzare, comunicare direttamente con il nostro reparto o creare i compiti per risolvere le loro esigenze specifiche, ma anche per noi. L’applicazione funziona all’interno di un browser web e grazie a ciò abbiamo sempre a portata di mano tutte le informazioni necessarie.

Caricano vostri negozi le foto per confermare l’implementazione del planogramma? Questo ha funzionato bene per voi? Quali dispositivi usano i vostri negozi per scattare le foto?

L’intero processo deve essere nel DNA dell’intera azienda e uno degli utenti principali è il collega in negozio. Pertanto, è importante per noi avere a disposizione immediatamente una documentazione fotografica aggiornata dei planogrammi implementati (non dobbiamo occuparcene sotto forma di e-mail) e, se necessario, essere immediatamente in contatto con il negozio specifico per affrontare eventuali carenze sia dal punto di vista espositivo che eventuali difficoltà tecniche che possono influire su tale implementazione. Abbiamo quindi un feedback immediato dai negozi e siamo in grado di reagire. I colleghi dei negozi possono utilizzare a questo scopo sia ilcellulare che il tablet su cui utilizzano Quant.

Sportisimo apre diversi nuovi negozi ogni anno. Come vi aiuta Quant in questo?

L’effettiva realizzazione di una ristrutturazione o dell’apertura di un nuovo negozio è piuttosto impegnativa. Quant ci ha aiutato in questo senso fin dalla prima progettazione del layout. Abbiamo la possibilità di definire un negozio di riferimento che ci aspettiamo abbia le stesse prestazioni del nuovo negozio che stiamo aprendo, in modo da poter utilizzare i dati per progettarlo. Allo stesso tempo, ci aiuta a creare le basi per la prima consegna e l’effettiva realizzazione dell’esposizione è più semplice grazie ai layout di assortimento / planogrammi.

Può descrivere i principali vantaggi dell’utilizzo di Quant dopo 5 anni dalla sua introduzione?

Facilità di lavoro con layout e planogrammi dei negozi. Grazie a ciò, siamo riusciti a snellire gradualmente lo spazio dei negozi. Naturalmente, l’intero processo non sarebbe stato possibile senza la graduale implementazione di singole attività automatizzate per la gestione e la movimentazione delle merci. Grazie a questi passaggi, siamo in grado di gestire meglio l’inventario dei negozi ed il rifornimento viene eseguito in modo completamente automatico su alcune categorie. Ciò comporta naturalmente un minor carico di lavoro per i colleghi dei negozi e della logistica.

Quali sono i vostri progetti per il futuro?

Il lavoro nel retail non finisce mai e c'è sempre qualcosa da sviluppare e migliorare. In pratica siamo ancora all’inizio. Quindi abbiamo ancora molti obiettivi davanti a noi. Sulla base di dati chiaramente misurabili, ottimizzeremo le categorie merceologiche di Sportisimo, un compito non facile, ma che promette ottimi risultati. Gradualmente, aggiungeremo altre categorie di prodotti al rifornimento automatico e gestiremo così il flusso di merci in modo ancora più efficiente. Alla fine, vogliamo gestire il flusso di merci soprattutto attraverso il rifornimento automatico, e Quant ci aiuterà a farlo il più possibile.