Introducción a los pedidos automáticos
Los pedidos automáticos en Quant se basan en los principios del modelo Mín/Máx. Pueden ser totalmente automáticos o semiautomáticos. Los pedidos automáticos funcionan con los datos de ventas, lo que permite eliminar el exceso o la falta de existencias. Al mismo tiempo, se integran con los planogramas, por lo que también pueden tener en cuenta las limitaciones espaciales. Como resultado, son inteligentes en el sentido de que prefieren aumentar la frecuencia de los pedidos a sobrepasar la capacidad límite del accesorio.
En este manual se describen las siguientes funciones:
- ¿Cómo funcionan los pedidos?
- Estados de pedidos
- Configuración básica de pedidos
- Configuración de proveedores en tiendas
- Configuración de categorías
- Configuración de Mín/Máx
- Configuración de requisitos específicos para los volúmenes de los pedidos
- Configuración de Tipo de pedido
- Configuración de una tarea automática de pedido Mín/Max
- Lista de pedidos
- Modo automático y semiautomático
- Exportación de pedidos
¿Cómo funcionan los pedidos?
Para cada combinación de producto, tienda y día, establecemos un pedido Mínimo (línea horizontal azul en el gráfico de pedidos) y un pedido Máximo (línea horizontal roja en el gráfico) según criterios definidos. En el día del pedido (línea vertical verde), decidimos si es necesario pedir el producto. Si, según la previsión de ventas, se da la situación de que en el momento de la entrega del siguiente pedido las existencias en la tienda quedarían por debajo del Mínimo, decidimos realizar el pedido. Pedimos la cantidad necesaria para que en el momento de la entrega del pedido haya la cantidad Máxima en la tienda.
Estados de pedidos
- Borrador - en este estado, puede modificar libremente el volumen aprobado
- Ordenado - el pedido se considera enviado y ya no es posible modificar el volumen aprobado en este estado. El volumen aprobado se considerará como stock en tránsito para el próximo pedido.
- Entregado - el pedido se ha entregado físicamente en la tienda. El stock en tránsito se reducirá en el volumen aprobado en el pedido correspondiente.
- Cancelado - el pedido se ha cancelado por completo. El stock en tránsito se reducirá en el volumen aprobado en el pedido correspondiente.
Configuración básica de pedidos
Configuración de proveedores
El primer paso es especificar los proveedores en la sección Proveedores y asignarles productos individuales en función del atributo de producto ID del proveedor. Si solo tiene un proveedor o realiza pedidos a través de un almacén central, debe crear un único proveedor para todos los productos dejando el campo ID del proveedor vacío.
A continuación, configure la generación de pedidos para los proveedores para los que se deben crear pedidos automáticos mediante la casilla Pedidos automáticos. Al mismo tiempo, configure los días en los que se deben generar los pedidos en la línea Días de pedido. Añada la información sobre cuándo se entregará el pedido en la línea Plazo de entrega. Si tiene días de pedido diferentes para el mismo proveedor, pero diferentes tiendas, configure esta información en la sección Configuración de proveedores en tiendas.
Puede obtener más información en el manual Proveedores.
Configuración de categorías
En la sección Categorías o Configuración de categorías en tiendas, puede elegir en qué tiendas y para qué categorías desea crear pedidos automáticos marcando las casillas Pedidos automáticos y Definición de pedidos automáticos. También puede especificar cuál debe ser la Reserva mínima y máxima (en días) para cada categoría.
Una parte esencial es la configuración de los valores mínimos y máximos. En Quant, se establecen como:
Reserva mínima / máxima (en días)
- Indica el número de días que debe durar la reserva.
- La ventaja de esta configuración es que calcula con los datos de ventas. Por eso, los valores calculados son variables, por lo que pueden responder a los cambios en las ventas.
Volumen mínimo y máximo
- Aquí se establecen los valores fijos de Mínimo y Máximo.
- Estos valores no están basados en las ventas.
Los Mínimos y Máximos pueden fijarse para categorías enteras o para productos individuales. Quant también tiene en cuenta los Mínimos y Máximos obtenidos de los planogramas, gracias a lo cual los pedidos automáticos también tienen en cuenta las limitaciones de espacio.
Para más información, consulte el manual de Valores mínimos y máximos.
Configuración de requisitos específicos para los volúmenes de los pedidos
Los pedidos pueden tener en cuenta una serie de requisitos específicos sobre el volumen de pedido, como la posibilidad de pedir solo paquetes con un número determinado de unidades (paquete de 6 unidades) o requisitos sobre el volumen mínimo de pedido. También puede establecer la etiqueta Super fresco en un producto o categoría, con lo que los pedidos automáticos no tendrán en cuenta las existencias del producto.
Para más información, consulte el manual Requisitos específicos sobre el volumen de pedidos.
Configuración de Tipo de pedido
El siguiente paso es configurar el Tipo de pedido, donde puede dividir los pedidos en grupos. Aquí puede definir, por ejemplo, qué productos desea que se incluyan en los pedidos automáticos, como por ejemplo, Pedir solo productos en planogramas. Establezca criterios de pedido, como Respetar el número máximo de unidades planeadas a partir de los planogramas definidos o la estrategia de existencias en tránsito.
Para más información, consulte el manual Tipos de pedidos.
Configuración de una tarea automática de pedido Mín/Max
El último paso que se necesita hacer en Quant es configurar una tarea automática en función de la cual se generarán los pedidos. Es necesario activar la tarea automática y configurar a qué hora se deben crear los pedidos automáticos.
Para más información, consulte el manual de la Tareas automática de pedidos.
Lista de pedidos
En la aplicación de escritorio, encontrará los pedidos en la sección Pedidos. Esta sección consta de dos tablas:
- En la tabla superior se muestran todos los pedidos de todas las tiendas..
- La tabla inferior muestra los detalles del pedido seleccionado en la tabla superior. Aquí encontrará una lista de todos los productos del pedido, incluida la información sobre el volumen aprobado y sugerido.
La tienda puede ver sus pedidos en la web en la sección Pedidos. Si el pedido está en estado Borrador, también puede modificar la cantidad aprobada. Si es necesario, puede indicar el motivo de la modificación del pedido en la columna Nota. El orden y el número de columnas que ve la tienda se pueden configurar según sus necesidades.
Encontrará información general sobre los pedidos en la web en el manual Pedidos automáticos en la web. El manual Configuración de pedidos en la web contiene una descripción detallada de la configuración del aspecto de los pedidos automáticos en la web.
Modo automático y semiautomático
Una vez generado el pedido, hay varias maneras de su posterior gestión:
- Puede mostrarse a la tienda en la interfaz web, donde la tienda tiene la oportunidad de editarlo, por ejemplo, en un plazo de 2 horas antes de que se envíe al almacén central (el modo semiautomático).
- Puede mostrarse a la tienda en la interfaz web sin posibilidad de edición o no tiene que mostrarse en absoluto. Si existe la posibilidad de conexión con su ERP, entonces el pedido se envía automáticamente (el modo automático)
El modo de pedido automático y semiautomático se describe con más detalle en el manual de Modo automático y semiautomático.
- El pedido puede aprobarse en el sistema con el que la tienda suele trabajar. En tal caso, es necesario configurar correctamente el intercambio de datos de los pedidos.
Los distintos procesos para realizar pedidos a proveedores o al almacén central se describen en el manual de Intercambio de datos de pedidos durante la aprobación de las entregas por parte del cliente.
- Quant supervisa automáticamente, en función de los plazos de entrega establecidos, cuándo se entrega el pedido y cambia su estado en consecuencia. Si no es posible determinar con antelación la fecha exacta de entrega del pedido, es posible enviar esta información a Quant para cada pedido por separado.
El intercambio de datos de pedidos durante la gestión de entregas por parte del cliente se describe con más detalle en el manual Intercambio de datos de pedidos durante la gestión de las entregas por parte del cliente.
Exportación de pedidos
El pedido puede enviarse al proveedor o al almacén central de varias maneras:
- A través del servidor FTP: el archivo CSV con los pedidos se carga en el servidor FTP a la hora establecida mediante la tarea automática Confirmación de pedidos MinMax.
- A través de la API REST: puede exportar los pedidos según sus necesidades a través de la REST API mediante la tarea automática Exportación de pedidos REST API.
- Enviando un correo electrónico: Quant puede enviar el pedido aprobado directamente, por ejemplo, a diferentes direcciones de correo electrónico del proveedor como archivo adjunto en formato xlsx o csv.
- Descargar desde el portal web: la tienda puede descargar el pedido en el sitio web en un formato predefinido y procesarlo posteriormente, por ejemplo, cargándolo en el portal B2B del proveedor.
Encontrará la configuración detallada de las tareas automáticas en la sección Integración de datos de pedidos.