Introducción a la gestión de tareas
La comunicación entre los sujetos clave de un negocio minorista suele ser muy difícil, sobre todo cuando interviene un gran número de sujetos. Las tiendas informan de muchos asuntos diferentes que deben tratarse cada día. Con la gestión de tareas, esta comunicación puede agilizarse y hacerse mucho más clara.
Cuando se reporta una tarea, se determina la persona que debe resolverla, la prioridad de la tarea o el plazo en el que debe estar resuelta. Así, todo el mundo tiene una visión general del estado actual del problema y de quién lo está resolviendo. Además, la oficina central puede tener una visión rápida de todas las tareas.
Si está planeando empezar con la Gestión de Tareas, necesita dedicar algún tiempo a configurarla correctamente en Quant antes del lanzamiento real. Este manual describe brevemente cómo proceder con la implementación de la Gestión de Tareas.
1. Tipos de tareas
Lo primero que debe hacer es pensar qué áreas problemáticas suelen tratarse en su empresa. Suele ser una buena idea repasar los chats de las tiendas y otros temas que desee involucrar en la Gestión de Tareas para hacerse una idea de qué asuntos suelen ser recurrentes.
Tipo de tarea = el área dentro de la cual desea que alguien informe de las tareas. Para cada tipo de tarea, puede establecer quién tiene autoridad para informar sobre el asunto, quién debe ser la persona responsable por defecto de la tarea, o con qué contexto se relacionarán las tareas.
¿Cuáles son algunos ejemplos de tipos de tareas?
- Implementación incorrecta del planograma - un gestor de categorías puede crear una tarea para una tienda que haya implementado un planograma de forma incorrecta y solicitar que se corrija.
- Producto faltante - una tienda puede informar de que no tiene en existencias un producto que se encuentra en el planograma.
- Accesorio dañado - una tienda puede informar de una estantería averiada y solicitar el envío de una nueva.
- Incoherencias en el planograma - una tienda puede informar al jefe de categoría de que el planograma está mal dibujado y no está actualizado.
- Problemas con etiquetas de estanterías - en una tienda falta una etiqueta de estantería o tiene una etiqueta de estantería incorrecta.
- Problemas de implementación del planograma - la tienda tiene problemas al implementar el planograma porque en realidad los productos no caben en la estantería. Así que informan de este problema a la sede central y ésta corrige el planograma. La central también puede pedir a la tienda que vuelva a medir el lineal mediante una tarea.
- Actualización del material de marketing - el gestor de categorías puede crear una tarea para un grupo de tiendas o para todas las tiendas con el fin de sustituir un afiche por otro.
Puede crear tipos de tareas en Quant, en la sección Configuración de tareas / Tipos de tareas, haciendo clic al botón Nuevo.
2. Contextos de tareas
Parte de la configuración de los Tipos de tareas es la configuración del contexto.
Contexto de tarea = determina desde dónde puede crearse la tarea y a qué debe vincularse.
La ventaja de la gestión de tareas integrada en Quant es precisamente la posibilidad de vincular una tarea concreta a un contexto específico. Por ejemplo, se puede vincular la tarea a un planograma, un producto, un plano de planta o un accesorio específicos, y los responsables de la asignación pueden ver inmediatamente a qué se refiere la tarea en concreto.
El contexto de la tarea se establece en Tipos de tarea. Esto determina la ubicación desde la que se puede crear la tarea.
Puede obtener más información sobre los distintos contextos de tareas en el manual Contextos de tareas.
3. Campos de tareas personalizados
En Quant, los campos básicos están disponibles en el formulario de informes como Prioridad, Estado, Asignado a, Descripción, Título, etc. Sin embargo, si necesita añadir otro campo a un Tipo de Tarea específico, puede crearlo en la sección Configuración de tareas / Campos de tareas personalizados.
Para obtener más información sobre la creación de campos personalizados, consulte el manual Campos de tareas personalizados.
4. Estados de tareas
Los estados de tareas se utilizan para determinar la fase en la que se encuentra una tarea concreta. Ayudan al usuario a navegar fácilmente entre las fases de la resolución de tareas.
En Quant existen estados predeterminados que se utilizan habitualmente en la Gestión de Tareas. Sin embargo, si usted imagina su flujo de trabajo de forma un poco diferente o necesita añadir otro estado, debe ir a la sección Configuración de tareas y a la subsección Estados de tareas. Aquí puede utilizar los estados existentes en el sistema, que puede editar (por ejemplo, cambiar el nombre) o crear sus propios estados de acuerdo con sus necesidades.
Puede obtener más información sobre los estados en el manual de Estados de tareas.
5. Prioridades de tareas
La priorización de tareas se utiliza para determinar el nivel de importancia de una tarea concreta. La priorización ayuda al usuario a navegar por las tareas más fácilmente y a comprender la importancia de cada una de ellas en un momento determinado.
Quant tiene prioridades predefinidas que se utilizan habitualmente en la Gestión de Tareas. Si desea renombrar las prioridades predefinidas o cambiar su color de resaltado, o crear una nueva prioridad, vaya a Configuración de Tareas y a la subsección Prioridades de tareas.
Puede obtener más información sobre las prioridades en el manual Prioridades de las tareas.
6. Filtros de tareas
Los Filtros de tareas le permiten clasificar las tareas individuales en distintos grupos y visualizarlas para diferentes grupos de usuarios en la web o en la aplicación de Quant Desktop.
En la sección Configuración de tareas de la subsección Filtros de tareas, puede configurar filtros personalizados según sus necesidades o configurar la visualización de filtros predefinidos.
Creación de un nuevo filtro
Puede obtener más información sobre los filtros en el manual Filtros de tareas.
7. Configuración de tareas en Quant Web
En Quant es posible configurar:
- cómo se verá la tabla de tareas en la web = qué columnas debe contener y en qué orden deben aparecer
- cómo será el formulario de la tarea = qué datos deben figurar en él, qué datos deben ser editables y cuáles no, etc.
Todo esto se puede configurar de forma diferente para los distintos roles de usuario. Por ejemplo, las tiendas pueden ver el formulario de tareas de forma muy simple, donde sólo tienen un título, descripción, estado, persona encargada y fecha de ejecución. Los gestores de categorías pueden ver otros datos, como la prioridad o la tienda con la que está relacionada la tarea, etc.
Un usuario puede tener disponibles varias configuraciones al mismo tiempo. Por ejemplo, puede establecer configuraciones de tabla diferentes para el Gestor de Categorías y el Gestor de Tiendas. El Gestor de Tienda sólo tendrá acceso a su configuración, pero el Gestor de Categoría puede tener acceso a ambas y puede cambiar entre ellas en la web. De esta manera, usted no tiene que tener varios usuarios con diferentes roles de usuario creados al configurar y probar la Gestión de Tareas y constantemente iniciar sesión bajo un usuario diferente para comprobar el diseño de la tabla para diferentes usuarios.
Puede encontrar la configuración web de las tareas en la sección Configuraciones web, en la subsección Configuración de tareas en Web.
Haga clic en el botón Nuevo para añadir una nueva configuración, que podrá editar en el panel de propiedades de la derecha.
La configuración añadida se ajusta al aspecto actual de la configuración web. Es decir, si tiene una solicitud específica como por ejemplo "quiero eliminar la columna Creado" de una tabla en la Web, sólo tiene que eliminar la propiedad en la pestaña Tabla de Tareas en la propiedad de la Tabla y guardar.
Para obtener más información sobre la configuración de las tareas en Quant Web, consulte el manual de Configuración de tareas en la Web.
8. Tareas en Quant Web
En Quant Web hay disponible una table con el resumen de tareas.