Úvod do zalistování produktů
Pomocí Quantu je možné nastavit systém zalistování produktů. Celý proces vyžaduje pečlivé nastavení jednotlivých fází zalistování, od vytvoření zalistovacího formuláře, přes nastavení práv jednotlivých uživatelů po finální schválení a zalistování produktu do systému. Zde představíme základní kroky. Detailní postup bude dále popsán v dalších manuálech.
Jaké jsou základní kroky zalistování?
- Nastavení zalistování v Quantu.
- Nastavení práv jednotlivých uživatelů.
- Import produktů k zalistování na webovém rozhraní.
- Proces schvalování.
- Nastavení emailových notifikací.
Nastavení zalistování v Quantu
V desktopu je nutné celý proces zalistování a jeho schvalování správně nastavit v bočním panelu Produkty - Nastavení zalistování produktu. Pro každou uživatelskou roli je nutné nastavit vlastní formulář s upravenými právy v rámci procesu schvalování zalistování produktu. Například uživatel v roli Dodavatele musí mít přístup do fáze Nový, ale nebude mít již možnost si vlastní produkt schválit. Pro každou fázi zalistování lze určit, kdo k ní bude mít přístup a s jakými kompetencemi.
Detailní postup při vytváření formuláře a nastavení jednotlivých atributů naleznete v manuálu Nastavení zalistování produktu v Quantu.
Nastavení práv uživatelů
Aby se uživatel mohl do procesu zalistování zapojit, musí mít v desktopu povolenou určitou úroveň přístupu v editaci Uživatele v sekci Správa produktu.
Import produktů k zalistování
Dodavatel může využít svůj webový přístup do Quantu pro zaslání svých produktů k zalistování.
Import produktů k zalistování může být manuální, kdy dodavatel vyplňuje formulář pro každý jednotlivý produkt na webovém rozhraní pomocí tlačítka Vytvořit žádost o zalistování produktů.
Druhou možností je import hromadný, pro který je nutné nastavit v desktopu automatickou úlohu a uživateli k ní povolit přístup. Dodavatel poté může importovat produkty hromadně z excelového souboru pomocí tlačítka Import.
V desktopu v menu Automatické úlohy vytvoříte úlohu Import zalistování produktů. Základem je správné mapování názvů hlavičky excelového souboru s názvy v Quantu v řádku Mapování atributů zalistování produktů.
Procesu schvalování produktů k zalistování
Proces zalistování je složitý proces, do kterého jsou zahrnutí především dodavatel a správce produktů s asistenty. Zalistování produktu prochází různými fázemi od vytvoření žádosti dodavatele, přes úpravy a doplňování, po finální zalistování. Jednotlivé fáze vidí uživatelé v menu na webu tak, jak jim bude nastaven přístup.
Fáze zalistování
- Nový: dodavatel vytvoří na webu žádost o zalistování pomocí formuláře nebo přes hromadný import a odešle produkty ke schválení na centrálu. Většinou na centrále spravuje přípravnou fázi zalistování asistent správce produktů.
- Ke schválení: asistent správce produktů vidí seznam produktů, které jsou určeny ke schválení. Tato fáze obsahuje především jednání o nákupní ceně. Pokud centrála nesouhlasí s údaji, vrátí produkt dodavateli a bude Vyžadovat doplnění. Produkt může také přímo Zamítnout. Pokud dojde k odsouhlasení ceny, odešle centrála produkt do fáze Schváleno.
- Schváleno: v této fázi již dodavatel pouze vidí své produkty, ale nemůže je dále upravovat. Správce produktů na centrále může produkty ještě vrátit do fáze Ke schválení nebo zamítnout. Pokud je vše v pořádku, odešle produkty k finální fázi zalistování.
- Odesláno k zalistování: tato fáze může, ale nemusí být zahrnuta do procesu. Používá se pro zařazení žádostí, které prochází před finálním zalistováním kontrolou třetí stranou. Do tohoto stavu se zařazují automatickou úlohou a následně jsou další automatickou úlohou posílány dál do stavu Zalistováno nebo zpět do stavu Ke schválení.
- Zalistováno: v této poslední fázi jsou produkty nahrány do databáze Quantu a jsou zalistovány.
Notifikace
Veškeré pohyby v procesu zalistování jsou evidovány v historii daného produktu, kterou si můžete zobrazit přímo na webu. Dalším nezbytnou součástí jsou e-mailové notifikace, které lze v Quantu nastavit v sekci Notifikace → Zalistování.