Sie können Aufgabenbenachrichtigungen als zusätzliches Kommunikationsmittel innerhalb der Aufgabenmanagement nutzen, um Verantwortliche über Änderungen an Aufgaben oder über bevorstehende bzw. verspätete Termine, bis zu denen eine Aufgabe erledigt sein muss, zu informieren.

Aufgaben

Für Aufgaben können verschiedene Benachrichtigungen eingerichtet werden.

• • Geänderte Aufgaben: informiert über Änderungen an einer Aufgabe (Änderung des Verantwortlichen, des Fälligkeitsdatums, neuer Kommentar usw.)
  • Aufgabenerinnerung: die zuständige Person wird über den bevorstehenden Termin zur Fertigstellung der Aufgabe informiert. Die Benachrichtigung wird einige Tage vor dem Termin verschickt.
  • Überfällige Aufgaben: informiert den Beauftragten über alle Aufgaben, deren Fälligkeit bereits überschritten ist.

Weitere Informationen zu den allgemeinen Benachrichtigungseinstellungen finden Sie im Handbuch Benachrichtigungseinstellungen.

Die Benachrichtigung wird im Abschnitt Benachrichtigungen / Benachrichtigungseinstellungen festgelegt.

Wie richte ich die Benachrichtigung ein?

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Abschnitt Benachrichtigungen / Benachrichtigungseinstellungen.
2. Wählen Sie die Benachrichtigung aus, die Sie einrichten möchten.
3. Die neue Benachrichtigung wird in der Tabelle angezeigt. Sie können das Design im Editor festlegen, nachdem Sie die Benachrichtigung über die Schaltfläche Öffnen geöffnet haben.

Benachrichtigung über neue Aufgabe

Geänderte Aufgaben

Mit dieser Benachrichtigung informieren wir Sie über die Erstellung einer neuen Aufgabe sowie über Änderungen daran (Änderung des Verantwortlichen, des Fälligkeitsdatums, neuer Kommentar usw.).

Kriterien

• • Benachrichtigen Sie den Editor über die Aufgabe
    • Markiert = Die Benachrichtigung wird an alle Personen gesendet, die die Aufgabe in der Vergangenheit bearbeitet haben, sowie an alle Personen, die als Verantwortliche oder Beobachter festgelegt sind. Darüber hinaus werden alle Personen benachrichtigt, die eine Änderung an der Aufgabe vornehmen (z. B. Kommentare schreiben, Fotos hochladen, den Status ändern usw.).
    • Nicht markiert = Die Benachrichtigung wird nicht an die Person gesendet, die die Änderung an der Aufgabe vorgenommen hat. Stattdessen wird sie an alle Personen gesendet, die die Aufgabe in der Vergangenheit bearbeitet haben oder die als Bearbeiter oder Beobachter für die Aufgabe festgelegt sind.

Benachrichtigen den Editor über die Aufgabe

Variablen

• • Link zur Quant Web App
  • Aufgabenname - fügt die Aufgaben-ID und den Aufgabennamen in die E-Mail ein.
  • Link zur Aufgabe - der Link leitet den Benutzer zur Quant-Website weiter und öffnet eine Vorschau der Aufgabe. In Quant können Sie den Text bearbeiten, der als Link für die Variable angezeigt wird, oder das Standarddesign ändern, das standardmäßig auf eine Schaltfläche eingestellt ist.
  • Übersicht über Aufgabenänderungen - in der E-Mail-Benachrichtigung wird die Variable durch eine Übersicht aller aktuellen Änderungen an der Aufgabe ersetzt. Diese Übersicht ist in zwei Teile unterteilt: Änderungen an den Aufgabenattributen und Änderungen am Thema und den Kommentaren.

Aufgabenbenachrichtigung

Änderungen in der Aufgabe

Aufgabenerinnerung

Mit dieser Benachrichtigung wird der Beauftragte darüber informiert, dass die Frist zur Erledigung der Aufgabe bald abläuft. Sie wird einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum versandt.

Sie müssen für jeden Aufgabentyp im Abschnitt Aufgabeneinstellungen/Aufgabentypen die Anzahl der Tage vor dem Fälligkeitsdatum festlegen, an denen die Benachrichtigung versendet werden soll.

Vor dem Fälligkeitsdatum

Variablen

• • Link zur Quant Web App
  • Tabelle der Aufgaben -  fügt der Benachrichtigung eine Tabelle hinzu, die eine Liste der in den nächsten Tagen fälligen Aufgaben enthält. Die Tabellenspalten können Sie im rechten Eigenschaftenbereich auswählen.

Aufgabenerinnerung - Variablen

Überfällige Aufgaben

Mit dieser Benachrichtigung werden die Beauftragten über alle ihre fälligen Aufgaben informiert.

Möchten Sie Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben eines bestimmten Aufgabentyps senden, müssen Sie diese Option im Abschnitt Aufgabeneinstellungen/Aufgabentypen für den jeweiligen Aufgabentyp aktivieren.

Nach Fälligkeitsdatum

Variablen

• • Link zur Quant Web App
  • Tabelle der Aufgaben - fügt eine Tabelle mit einer Liste der Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum bereits in der Vergangenheit liegt, in die Benachrichtigung ein. Die Tabellenspalten können Sie im rechten Eigenschaftenbereich auswählen.

Überfällige Aufgaben - Variablen