Benu Slovensko je součástí největší evropské sítě lékáren

• Zákazníkem od roku 2021
• 110 000+ SKU
• 186 lékáren na Slovensku o velikosti 17–173 m²

Dominika Vašková  |  Category Management Specialist

Jaká byla vaše motivace hledat nový systém pro space planning?

Naša motivácia hľadať nový systém pre space planning vychádzala z potreby zjednodušiť tvorbu planogramov. S rastúcim počtom lekárni sa tento proces v predošlom systéme stával čoraz viac náročnejším. Zároveň sme potrebovali viac funkcionalít, než nám existujúce riešenie dokázalo ponúknuť. Hľadali sme preto komplexnejší prístup ku category managementu, ktorý by efektívne podporil naše procesy. Systém Quant nám umožnil nielen zlepšiť plánovanie, ale aj flexibilne reagovať na špecifické výnimky, ktoré si vyžadujú individuálny prístup. 

Ako spoločnosť spravujúca sieť lekárni potrebujeme jednotný a prehľadný spôsob riadenia kategórií a priestorového plánovania. Zároveň je pre nás dôležité, aby sme všetky požadavky mohli riešiť v jednom online prostredí, ktoré zodpovedá potrebám našej rastúcej sieti lekárni BENU. 

„Systém Quant nám priniesol nielen riadenie Category Managementu, ale aj správu návštev Regionálnych manažérov, auditov a predovšetkým požiadaviek (taskov). Platforma komplexne pokrýva viaceré požadavky a optimalizuje používanie rôznych nástrojov, čím sa nám podarilo zjednodušiť prácu priamo v prevádzke, teda v lekárni. Prechodom na projekt sa nám zlepšili procesy, komunikácia a samotná spokojnosť zamestnancov s procesmi.“

Martina Marcineková | Head of Category Management, Benu

Proč jste se rozhodli pro Quant?

Rozhodli sme sa pre Quant, pretože nám poskytol všetky potrebné funkcie, ktoré sme v tom čase hľadali. Tvorba planogramov, ich publikácia do lekární a komunikácia s dodávateľmi – to všetko sme našli v jednom systéme. Quant je všestranný a jednoduchý na používanie, čo bolo pre nás kľúčové. Potrebovali sme nástroj, ktorý by efektívne pokryl požiadavky z centrály aj požiadavky našich obchodných partnerov. A práve to Quant splnil. Navyše, jednoduché používanie bolo nevyhnutné aj pre našich zamestnancov. Preto bolo rozhodnutie jasné.

Kdy jste začali Quant používat?

Quant používame v lekárňach od 11/2021.

Jaká byla v té době vaše očekávání?

Očakávali sme predovšetkým zjednodušenú tvorbu a publikáciu planogramov, čo sa nám podarilo. Dôležité pre nás bolo mať všetky informácie o jednotlivých lekárňach v jednom systéme, pohromade, čo Quant plne spĺňa. 

Jaké byly největší překážky a jak se vám je dařilo překonávat?

Najväčšou prekážkou pre nás bola počiatočná obava lekární voči novému systému a detailnejšia kontrola vystavenia. Ako každá inovácia, aj Quant potreboval svoj čas na implementáciu a pochopenie dôvodov, prečo ho zavádzame. Postupne sme v lekárňach vysvetľovali jeho výhody a prínosy. Veľmi nám pomohol náš interný manuál, v ktorom sú popísané všetky funkcionality, ktoré dnes využívame. A samozrejme, veľa trpezlivosti. 

Jak probíhalo zavádění systému a jaké byly první přínosy?

Na začiatku sme Quant prezentovali ako nástroj pre CAT MAN, ktorý pomáha hlavne centrále. Neskôr nám v jeho implementácii pomohli regionálni manažéri, ktorí priamo v „teréne“ tzn. v lekárňach, vysvetľovali výhody Quantu a spôsob, akým pomáha aj zamestnancom lekárni. Počiatočná obava v lekárňach je už preč a dnes aj lekárnici oceňujú rýchlosť, komplexnosť, prehľadnosť Quantu.

Podařilo se vám Quant integrovat s dalšímy systémy jako je ERP a automatizovat datové přenosy?

Áno, hneď na začiatku implementácie, pretože sme už při zavádzaní Quant-u potrebovali dáta z lekární.

Jak se Vám osvědčil Quant web jako nástroj pro publikaci planogramů a komunikaci s prodejnami?

Za nás môžeme povedať, že sa nám Quant osvedčil a lekárne sa s ním celkom rýchlo naučili pracovať. Vďaka nemu sme znížili mailovú komunikáciu a presmerovali ju práve do Quant-u. Dnes máme pre istý druh informácií výlučne iba tento spôsob komunikácie. Myslíme si, že Quant web je pre lekárne prehľadný a nemajú problém s komunikáciou prostredníctvom neho.

V minulosti sme s lekárňami komunikovali prevažne mailom, čo spôsobovalo enormné množstvo správ. Veľakrát sa jednalo o tú istú vec z rôznych lekární. Dnes je komunikácia v 90 % presmerovaná do Quant-u. Istý druh informácií sa komunikuje výlučne iba týmto spôsobom.

Zároveň vidíme niekoľko prínosov:

1. Znížil sa počet e-mailov.
2. Plánujeme zrušiť distribučné e-mailové adresy – už sa skoro vôbec nevyužívajú.
3. Lekáreň zadá požiadavku približne rovnako rýchlo, ako keby písala mail.
4. Požiadavky sú typologicky rozdelené, čo celý proces urýchľuje.
5. Máme prehľad o splnení/nesplnení požiadavky.
6. Požiadavka „spadne“ do e-mailu osobe, ktorá má v kompetencii jej vyriešenie. 

V Quant-u používáte modul na rezervace vybavení. Jaká byla motivace tento modul začít používat? Jak se ho podařilo nasadit?

Na základe našej požiadavky o tento rezervačný systém sme ho vyvíjali spoločne s vami. Tento modul sme potrebovali najmä na elimináciu komunikácie priamo s dodávateľmi, a zároveň na zvýšenie viditeľnosti kapacity jednotlivých vybavení. Bol to pre nás, ale aj pre dodávateľov, dôležitý prehľad, ktorý sme potrebovali implementovať z hľadiska efektivity práce. Nasadenie prebiehalo hladko, bez komplikácií. Dodávatelia si na tento spôsob veľmi rýchlo zvykli, a rovnako, aj nám sa uľahčil proces prenájmu tak, ako sme potrebovali. 

Nedávno jste implementovali tisk cenovek přes Quant. Jak probíhalo nasazení tohoto modulu?

Z pohľadu lekárne bola táto funkcionalita považovaná za prioritu. Tlač cenoviek prebiehala cez Quant, pričom sme stále pracovali aj s cenovkami z NRSYS-u. Pred spustením dát pre cenovky sme vybrali tri pilotné lekárne, ktoré mali otestovať tlač a správnosť dát. Po overení funkčnosti na týchto lekárňach sme spustili tlač cenoviek pre celú sieť BENU. Týmto krokom sme ukončili tlač akciových cenoviek prostredníctvom marketingovej agentury a uľahčili tlač bežných cenoviek priamo v lekárňach. Táto zmena priniesla samozrejme aj ekonomický prínos v podobe úspor. Pre lekáreň je najväčšou výhodou to, že na cenovke je uvedené presné umiestnenie produktov v rámci plánogramov a oficíny.

Nedávno jste začali využívat moduly Task Management a Formuláře. Jaká byla motivace tento modul začít používat? Jak se ho podařilo nasadit?

Našou potrebou bolo riadiť potreby lekární a zastaviť neprehľadnosť komunikácie cez e-maily. V mnohých prípadoch lekárne zaťažovali „nevlastníkov“ daného procesu, čo spôsobovalo, že problémy/požiadavky z lekárne sa neriešili. S rastúcim počtom prevádzok sa zároveň zvyšovali prevádzkové potreby na ich vybavovanie, čo malo za následok nárast FTE a nákladov. 

Rozhodujúcim faktorom bolo využitie jedného systému, ktorý nám, okrem základnej potreby, umožní doplniť ďalšie služby do jednej platformy, aby sme prevádzky nemuseli učiť pracovať s novými nástrojmi. 

Výsledkom používania modulu Task Management sme získali úplný prehľad o typoch žiadostí, nastavili sme si proces vybavovania a posilnili tie miesta, ktoré boli našimi úzkymi hrdlami. 

Implementácia nikdy nie je jednoduchá, nakoľko meníme návyky zamestnancov, ale po šiestich mesiacoch vidíme, že systém je prijatý a vďaka Task Managementu v Quant-e dokážeme efektívnejšie riadiť naše procesy.

Jak hodnotíte kvalitu podpory ze strany Quant Retail?

S kvalitou podpory nemáme žiadny problém. Vždy promptne riešia každú situáciu, resp. každý problém, ktorý sa naskytne. Prístup hodnotíme výlučne pozitívne.

Jaké jsou hlavní výsledky projektu a co plánujete do budoucna?

Do budúcna plánujeme rozšíriť kompletnú správu druhotného vystavenia v systéme Quant. Našim očakávaním je změna a pridanie niektorých funkcionalít. Cieľom je zautomatizovať proces, pripraviť podklady na tlač POS a zabezpečiť prenos fakturácie na oddelenie BI.