Automatické objednávky v Quantu jsou založené na principech Min/Max modelu. Podporují jak plně automatický, tak polo-automatický mód. Automatické objednávky pracují s prodejními daty, což vám umožní eliminovat nadzásoby či podzásoby. Zároveň jsou integrované s planogramy, a tak dokáží zohlednit i prostorová omezení. Díky tomu jsou inteligentní v tom, že nepřekročí limitující kapacitu regálu a raději navýší frekvenci objednávek.

V tomto manuálu naleznete popis těchto funkcí:

• • Jak objednávky fungují?
  • Stavy objednávek
  • Základní nastavení objednávek
  • Nastavení dodavatelů na pobočkách
  • Nastavení kategorií
  • Nastavení Minim a Maxim
  • Nastavení specifických požadavků na objednávkové množství
  • Nastavení typu objednávky
  • Nastavení automatické úlohy MinMax objednávky
  • Zobrazení objednávky
  • Automatický a polo-automatický mód
  • Export objednávky

Jak objednávky fungují?

Pro každou kombinaci produkt, pobočka a den na základě definovaných kritérií stanovujeme MIN objednávky (modrá vodorovná čára v objednávkovém grafu) a MAX objednávky (červená vodorovná čára v objednávkovém grafu). V objednávkový den (zelená svislá čára v objednávkovém grafu) se rozhodujeme, jestli je potřeba produkt objednat. Pokud na základě předpovědi prodeje nastane situace, že v době doručení příští objednávky by se zásoba na pobočce dostala pod MIN, tak se rozhodneme objednat. Objednáváme takové množství, aby v době doručení objednávky bylo na pobočce MAX množství.

Objednávkový graf

Stavy objednávek

1. Návrh - v tomto stavu můžete libovolně měnit schválené množství.
2. Objednáno - objednávka se bere za odeslanou a již není možné v tomto stavu jakkoliv měnit schválené množství. Se schváleným množstvím se pro příští objednávku počítá jako se zásobou na cestě.
3. Doručeno - objednávka je fyzicky doručena na pobočku. Zásoba na cestě se sníží o schválené množství v příslušné objednávce.
4. Zrušeno - objednávka byla zcela zrušena. Zásoba na cestě se sníží o schválené množství v příslušné objednávce.

Základní nastavení objednávek 

Nastavení dodavatelů

Jako první krok je potřeba specifikovat dodavatele v sekci Dodavatelé a každému dodavateli přiřadit jednotlivé produkty na základě vyplněného produktového atributu ID dodavatele. V případě, že máte pouze jednoho dodavatele nebo objednáváte přes jeden centrální sklad, tak vytvoříte jednoho dodavatele pro všechny produkty, tím že ID dodavatele necháte prázdné.

Následně dodavatelům, kterým se mají tvořit automatické objednávky, nastavíte generování objednávek pomocí zaškrtávacího pole Automatické objednávky. Současně nastavíte dny, kdy se mají objednávky generovat v řádku Objednávkové dny. K nim přiřadíte informaci, kdy bude objednávka doručena v řádku Dodací lhůta. V případě, že máte jiné objednávkové dny pro stejného dodavatele, ale různé pobočky nastavíte tuto skutečnost v sekci Nastavení dodavatelů na pobočkách.

Dodavatelé

Více informací se dočtete v manuálu Dodavatelé.

Nastavení kategorií

V sekci Kategorie popřípadě Nastavení kategorií na pobočkách si zvolíte, na jakých pobočkách a pro jaké kategorie se mají tvořit automatické objednávky pomocí pole Automatické objednávky a Definice automatického objednávání. Zároveň si můžete určit, jaké mají být Minimální denní rezervy a Maximální denní rezervy pro jednotlivé kategorie.

Kategorie

Více informací se dočtete v manuálu Kategorie v objednávkách.

Nastavení Minim a Maxim

Podstatnou součástí je nastavení minimálních a maximálních hodnot. V Quantu se nastavuje:

Minimální a Maximální denní rezerva

• • Udává počet dnů, na které má vystačit zásoba. 
  • Výhodou tohoto nastavení je, že počítá s prodejními daty a vypočtené hodnoty jsou pohyblivé a mohou tak reagovat na změny v prodejích.  

Minimální a Maximální množství

• • Zde nastavujete fixní hodnoty Minim a Maxim. 
  • Tyto hodnoty nevychází z prodejů.

Minima a Maxima se dají nastavovat pro celé kategorie, po dodavatelích či pro jednotlivé produkty. Quant bere v potaz i Minima a Maxima získaná z planogramů, díky nimž automatické objednávky zohledňují i prostorová omezení.

Minimální a Maximální denní rezerva na kategorii

Více informací se dočtete v manuálu Minimální a Maximální hodnoty.

Nastavení specifických požadavků na objednávkové množství

Objednávky dokáží zohlednit řadu specifických požadavků na objednatelné množství, jako je např. možnost objednávat pouze balení po určitém počtu kusů (láhve po 6 ks) či požadavky na minimální objednatelné množství. Můžete také na produktu či kategorii nastavit příznak Super Fresh, u kterého automatické objednávky neberou ohled na skladové zásoby produktu.

Násobky produktu

Více informací se dočtete v manuálu Specifické požadavky na objednávkové množství.

Nastavení typu objednávky

Dalším krokem je nastavení Typu objednávky, kde si můžete rozdělit objednávky do skupin. Můžete zde definovat například, které všechny produkty chcete, aby byly zahrnuty do automatických objednávek jako například Objednávat pouze produkty na planogramech. Stanovit si kritéria objednávání jako respektování Max naplánovaných jednotek z definovaných planogramů, či strategii zásoby na cestě.

Typy objednávek

Více informací se dočtete v manuálu Typy objednávek.

Nastavení automatické úlohy MinMax objednávky

Poslední krok, který musíte v Quantu provést, je nastavit automatickou úlohu, na základě které se budou objednávky generovat. Je potřeba automatickou úlohu zapnout a nastavit v kolik hodin se mají automatické objednávky vytvořit.

MinMax objednávky - frekvence

Více informací se dočtete v manuálu Automatické úlohy objednávky.

Zobrazení objednávek

V desktopové aplikaci naleznete objednávky v sekci Objednávky. Tato sekce se skládá ze dvou přehledných tabulek: 

1. V horní tabulce jsou uvedeny všechny objednávky za všechny pobočky.
2. Spodní tabulka zobrazuje detail vybrané objednávky z horní tabulky. Najdete zde seznam všech produktů dané objednávky včetně informace o schváleném a navrženém množství.

Sekce Objednávky

Pobočka si může zobrazit svoje objednávky na webu v sekci Objednávky. Pokud je objednávka ve stavu Návrh může schválené množství i upravit. V případě potřeby může dát zpětnou vazbu proč objednávku upravila do sloupce poznámka. Pořadí a počet sloupců, který pobočka vidí je plně nastavitelné dle vašich požadavků.

Objednávka na webu

Obecné informace o objednávkách na webu naleznete v manuálu Automatické objednávky na webu. Podrobný popis nastavení vzhledu automatických objednávek na webu je v manuálu Nastavení objednávek na webu.

Automatický a polo-automatický mód

Jakmile je objednávka vygenerovaná, tak existuje několik možností, jak může být dál zpracována:

• • Může se zobrazit pobočce na webovém rozhraní, kde ji pobočka má šanci např. během 2 hodin editovat před tím, než se zašle na centrální sklad nebo dodavatele. (tzv. poloautomatický mód)
  • Může se zobrazit pobočce na webovém rozhraní bez možnosti editace, nebo se objednávka nemusí zobrazit na webu vůbec. Pokud je možnost napojení na vaše ERP, tak je objednávka automaticky odeslána. (tzv. automatický mód)

Automatický a polo-automatický mód objednávek je podrobněji popsán v manuálu Automatický a polo-automatický mód.

• Objednávka může být schvalována v systému, s kterým je pobočka zvyklá pracovat. V takovém případě je potřeba správně nastavit výměnu dat objednávek.

Výměna dat objednávek v procesu schvalování na straně zákazníka je podrobněji popsána v manuálu Výměna dat objednávek při schvalování na straně zákazníka.

• Quant na základě nastavených dodacích lhůt automaticky hlídá, kdy je objednávka doručena a podle toho změní její stav. V případě, že dopředu není možné stanovit přesné doručení objednávky, je možné do Quantu posílat tuto informaci pro každou objednávku zvlášť. 

 Výměna dat objednávek při řízení dodávek doručení na staně zákazníka je podrobněji popsána v manuálu Výměna dat objednávek při řízení dodávek doručení na straně zákazníka.

Export objednávky

Objednávka může být doručena k dodavateli nebo na centrální sklad několika způsoby:

• • Přes FTP server - csv soubor s objednávkami se nahraje na FTP server ve stanovený čas prostřednictvím automatické úlohy MinMax potvrzení objednávky.
  • Přes REST API - objednávky můžete exportovat na základě vašeho požadavku přes REST API prostřednictvím automatické úlohy REST API export objednávek.
  • Zasláním na e-mail - schválenou objednávku může přímo Quant zaslat například na různé emailové adresy dodavatele jako přílohu ve formátu xlsx nebo csv. 
  • Stáhnout z webového portálu - pobočka si může na webu stáhnout objednávku v předem definovaném formátu a dále si ji sama zpracovat například nahrát do B2B portálu dodavatele.

Export objednávek

Detailní nastavení automatických úlohy najdete v části Datová integrace objednávek.