Začínáme s Task Managementem
Komunikace mezi klíčovými subjekty maloobchodu bývá často velice obtížná, zvláště pokud se do ní zapojuje velké množství subjektů. Prodejny hlásí každý den velké množství různých problémů, které je třeba řešit. Díky Task Managementu se dá tato komunikace značně zefektivnit a zpřehlednit.
Při zadávání úkolu se určí osoba, která má úkol řešit, priorita úkolu nebo termín, do kdy má být úkol vyřešen. Každý má pak přehled o tom, v jakém stavu se daný problém momentálně nachází a kdo ho řeší. Centrála může mít navíc rychlý přehled o všech úkolech.
Pokud plánujete začít s Task Management, je třeba věnovat nějaký čas jeho správnému nastavení v Quantu, než dojde k samotnému spuštění. Tento manuál popisuje stručný přehled, jak postupovat při zavádění Task Managementu.
1. Typy úkolů
Jako první si musíte rozmyslet, jaké oblasti problémů se obvykle řeší v rámci vaší firmy. Obvykle se vyplatí projít dotazy prodejen a ostatních subjektů, které do Task Managementu chcete zapojit, a z nich získáte přehled o tom, jaké problémy se obvykle opakují.
Typ úkolu = oblast, v rámci které chcete, aby někdo reportoval úkoly. Každému typu úkolu můžete nastavit, kdo má pravomoc tuto problematiku reportovat, kdo má být výchozí zodpovědná osoba pro řešení úkolu nebo jakého kontextu se úkoly budou týkat.
Jaké jsou příklady typu úkolů?
- Špatná implementace planogramu - správce kategorií může vytvořit úkol pobočce, která špatně implementovala planogram, a požádat o nápravu.
- Chybějící produkt - pobočka může reportovat, že nemá skladem produkt, který je v planogramu.
- Rozbité vybavení - pobočka může nahlásit rozbitý regál a požádat tak o zaslání nového.
- Nesrovnalosti v půdorysu - pobočka může reportovat správci kategorií, že půdorys je špatně zakreslen a není aktuální.
- Problémy s cenovkami - pobočce chybí cenovka nebo se tiskne špatná cenovka.
- Problémy s implementací planogramu - pobočka má problémy s implemnetací planogramu, protože v reálu jí produkty nepasují do regálu. Tento problém nahlásí tedy centrále a centrála opraví planogram. Centrála může zároveň požádat pomocí úkolu pobočku o přeměření daného regálu.
- Aktualizace marketingových materiálů - správce kategorií může skupině poboček nebo všem pobočkám zadat úkol, aby vyměnily plakát za jiný.
Všechny typy úkolů můžete vytvořit v Quantu v sekci Nastavení úkolů / Typy úkolů kliknutím na tlačítko Nové.
Založení nového typu úkolu
O nastavení Typů úkolů se dozvíte více v manuálu Typy úkolů.
2. Kontexty úkolů
Součástí nastavení Typů úkolů je nastavení kontextu.
Kontext úkolu = určuje, z jakého místa může být daný úkol vytvořen a k čemu má být navázán.
Výhodou integrovaného Task Managementu v Quantu je právě možnost navázání konkrétního úkolu k určitému kontextu. Osoba reportující úkol tak může daný úkol nahlásit například ke konkrétnímu planogramu, produktu, půdorysu či vybavení a řešitelé ihned vidí, čeho konkrétně se úkol týká.
Kontext úkolu se nastavuje na Typu úkolu. Určujete tím, z jakého místa může být daný úkol vytvořen.
Povoleno pro kontext úkolů
Kontext úkolů na webu
O různých kontextech úkolů se dočtete více v manuálu Kontexty úkolů.
3. Volitelná pole úkolů
V Quantu jsou k dispozici základní pole v reportovacím formuláři jako např. Priorita, Stav, Zodpovědná osoba, Popis, Nadpis atd. Pokud však potřebujete k určitému Typy úkolu přidat jiné pole, můžete ho založit v sekci Nastavení úkolů / Volitelná pole úkolů.
Vytvoření nového volitelného pole úkolu
O zakládání volitelných polí se dozvíte více v manuálu Volitelná pole úkolu.
4. Stavy úkolů
Stavy úkolů slouží k určení fáze řešení konkrétního úkolu. Pomáhají uživateli ke snadné orientaci mezi fázemi řešení úkolů.
V Quantu jsou defaultně založené stavy, které se obvykle v Task Managementu využívají. Pokud si však představujete workflow trochu jinak nebo potřebujete přidat další stav, tak musíte jít do sekce Nastavení úkolů a podsekce Stavy úkolů. Zde můžete využít již existujících systémových stavů, které můžete editovat (např. změnit název) či založit vlastní stavy podle svých požadavků.
Více o stavech úkolů se dozvíte v manuálu Stavy úkolů.
5. Priority úkolů
Určování priorit úkolů slouží k určení úrovně důležitosti konkrétního úkolu. Přiřazení priority pomáhá uživateli snadněji se orientovat v úkolech a pochopit důležitost každého úkolu v daném okamžiku.
V Quantu jsou defaultně založené priority, které se obvykle v Task Managementu využívají. Pokud chcete výchozí priority přejmenovat nebo jim změnit barevné zvýraznění, případně založit prioritu novou, přejděte do sekce Nastavení úkolů a podsekce Priority úkolů.
Více o prioritách se dozvíte v manuálu Priority úkolů.
6. Filtry úkolů
Pomocí filtrů úkolů si můžete roztřídit jednotlivé úkoly do skupin a zobrazit si je pro různé skupiny uživatelů na webu nebo v desktopové aplikaci Quantu.
V sekci Nastavení úkolů v podsekci Filtry úkolů si můžete založit vlastní filtry podle svých požadavků nebo nastavit zobrazení již předem definovaných filtrů.
Vytvoření nového filtru
Více o filtrech se dozvíte v manuálu Filtry úkolů.
7. Nastavení úkolů na webu
V Quantu si můžete nastavit:
- jak bude vypadat tabulka na webu = jaké sloupce má obsahovat a v jakém pořadí
- jak bude vypadat formulář úkolu = jaké údaje v něm mají být, které údaje mají být editovatelné a které nikoli atd.
Toto všechno se dá nastavit různě pro odlišné uživatelské role. Tzn. prodejny mohou formulář úkolu vidět velmi jednoduše, kde mají pouze název, popis, stav, zodpovědnou osobu a termín vyřešení. Správce kategorií následně mohou vidět další údaje jako např. prioritu, pobočku, které se úkol týká apod.
Jeden uživatel může mít k dispizici více konfigurací najednou. Například si můžete nastavit různý vzhled tabulky pro Správce kategorií a Správce poboček. Správci poboček zpřístupníte pouze jeho konfiguraci, ale Spráce kategorií může mít k dispozici obě dvě a může se mezi nimi na webu přepínat. Díky tomu nemusíte mít při nastavování a testování Task Managementu vytvořeno několik uživatelů s různými uživatelskými rolemi a neustále se přihlašovat pod jiným uživatelem, abyste zkontrolovali vzhled tabulky pro různé uživatele.
Nastavení úkolů na webu najdete v sekci Nastavení webu v podsekci Nastavení úkolů na webu.
Kliknutím na tlačítko Nový přidáte novou konfiguraci, kterou můžete následně editovat v pravém panelu.
Přidaná konfigurace je nastavena tak, jak momentálně webové nastavení vypadá. Tzn. pokud máte konkrétní požadavek jako např. chci odstranit sloupec Vytvořeno z tabulky na webu, stačí pouze v záložce Tabulka úkolů ve vlastnosti Tabulka odstranit tuto vlastnost a uložit.
Více o webovém nastavení úkolů se dozvíte v manuálu Nastavení úkolů na webu.
8. Úkoly na webu
Na webu je k dispozici přehledová tabulka s úkoly.